Il Comune di San Benedetto del Tronto ha avviato un'attività di riqualificazione dei propri archivi. La serie di interventi, che prevede in prima battuta la ricognizione del patrimonio documentale comunale, è stata prevista per razionalizzare la gestione degli archivi, migliorarne l'accessibilità e contenerne i costi di conservazione.

Coordinati da un’Unità di Progetto appositamente istituita, il progetto vede il coinvolgimento di ciascun Servizio comunale che ha avuto il compito di effettuare un'attività di selezione finalizzata a individuare la documentazione destinata alla conservazione e quella destinata invece allo scarto. L'iter è stato formalizzato in una guida operativa che ha ottenuto l'imprimatur della Soprintendenza archivistica e bibliografica delle Marche.

La selezione della documentazione è inoltre condizione necessaria per progettare interventi di digitalizzazione degli archivi cartacei, un passaggio che consente di velocizzare il reperimento degli atti e delle informazioni necessarie alle attività amministrative ma anche, ad esempio, per dare risposte più celeri alle richieste di accesso agli atti presentate dagli utenti.

“Si è già partiti anche in questo campo con l’avvio della digitalizzazione dell'archivio delle pratiche edilizie – sottolinea il sindaco Antonio Spazzafumo -. Si tratta di un progetto complesso e delicato che ho fortemente voluto, con il placet della Soprintendenza archivistica e bibliografica delle Marche, per imprimere un’accelerazione a determinate fasi dell’attività dell’Area Urbanistica. Lo stesso metodo, subito sposato da tutti i Dirigenti, verrà applicato anche ai procedimenti degli altri servizi comunali.”

Considerata la strategicità di tale attività il progetto di sfoltimento e digitalizzazione degli archivi comunali è stato inserito nel Piano Integrato di Attività e Organizzazione – PIAO dell’Ente, è già in corso di attuazione e si protrarrà fino a tutto il 2026.

In parallelo, l’azione dell’Ente in ambito documentale punta anche ad aumentare l’utilizzo delle nuove soluzioni digitali anche grazie all’impiego dell’Intelligenza Artificiale con gli obiettivi di semplificare l’erogazione dei servizi e ridurre sensibilmente l’impiego della carta, con evidenti benefici in termini di costi di gestione e sostenibilità ambientale dell’attività amministrativa.

---